Management of medical care capacity and hospitalization process with the use of digital technology at a specialized federal center

Introduction Scheduling and distribution of medical care capacities approved by a healthcare organization, management of the key processes of patient selection and hospitalization with the use of digital technology are the most important organizational tools for successful implementation of state assignments.

Purpose To develop an organizational model of medical care capacities, management of the processes of patient selection and hospitalization at a specialized federal center with the use of digital technology.

Materials and methods Analysis of the plans of rendering specialized medical care in 72,547 cases, including high-tech medical care, for 10-year period (years 2013-2022) in the fields of “traumatology and orthopedics” and “neurosurgery” by means of healthcare information system and digital patients’ registries was conducted by the continuous method.

Results Rates and types of patients’ nonappearance for hospitalization were identified: the rate of informed nonappearance was 37.9 ± 0.4 (per 100 planned patients), the rate of uninformed nonappearance was 18.4 ± 0.4 (per 100 patients who referred to admission), the rate of repeated nonappearance was 1.6 ± 0.1, and the rate of patients’ unplanned referral (arrival) was 6.0 ± 0.1. The rate of hospitalization rejection for a 10-year period (2013-2022) was 6.4 ± 0.1 (per 100 patients who sought medical care). For a 3-year period (2020-2022), the rate of non-confirmed surgical indications was 6.9 ± 0.1 (per 100 patients). Comparative analysis of 5-year periods (2013-2017 and 2018-2022) identified a 1.4-fold increase in an average 5-year rate of hospitalization refusal (t = 13.6, P < 0.0001). For a 5-year period (2018-2022), the rate of hospitalization of patients aged 75 and older was 5.3 ± 0.1, of patients with co-morbidity (diabetes mellitus) 11.8 ± 0.2 per 100 treated patients. Multi-purpose calculation method for prediction of patients’ hospitalization was offered.

Discussion Based on the specified rate of patients’ nonappearance for hospitalization it would be advisable to provide a number of patients that would be over the plan in order to achieve necessary hospitalization numbers. An operating reserve in the digital patients’ registry would solve an issue of hospitalization plan execution and to substitute the patients who were not able to appear. Conclusion Our study has identified regularities of implementation of planned hospitalization of patients to traumatology/orthopedics and neurosurgery units in the conditions of a federal center.

1. Николаев Н.С., Андреева В.Э., Преображенская Е.В., Васильева О.А., Тарасов А.Н. Информационные технологии в управлении госпитализацией в федеральной медицинской организации. Физическая и реабилитационная медицина, медицинская реабилитация. 2021;3(3):329-336. doi: 10.36425/rehab70730

2. Кадыкова А.В., Ларченко Е.В. Автоматизация процесса отбора пациентов на госпитализацию для оказания высокотехнологичной медпомощи. Вестник Росздравнадзора. 2018;(3):38-45.

3. Погонин А.В., Люцко В.В. Медицинская помощь, оказываемая в стационарных условиях, в Российской Федерации (обзор литературы). Современные проблемы здравоохранения и медицинской статистики. 2022;(1):605-629. doi: 10.24412/2312-2935-2022-1-605-629

4. Андреева В.Э. Эффективность модели комплексного информационного обеспечения процесса оказания медицинской помощи пациентам травматолого-ортопедического профиля. Менеджер здравоохранения. 2018;(6):68-78.

5. Манцеров М.П., Хаткевич М.И., Хаткевич М.М. Подсистема планирования госпитализации МИС медицинской организации, занимающейся научной деятельностью. Врач и информационные технологии. 2021;S5:54-67. doi: 1025881/18110193_2021_S5_54

6. Губин А.В., Хан Н.В., Рябых С.О., Овчинников Е.Н., Бурцев А.В., Ветрилэ М.С., Пуляткина И.В., Соломянник И.А. «3ДТ»-концепт как модель интеграции травматолого-ортопедической службы в приоритетные направления развития и национальные проекты Российской Федерации. Гений ортопедии. 2021;27(2):146-152. doi: 10.18019/1028-4427-2021-27-2-146-152

7. Иванова А.А., Литвинов Д.В., Новичкова Г.А. Проблемы федеральных центров, оказывающих профильную медицинскую помощь. Вопросы гематологии/онкологии и иммунопатологии в педиатрии. 2019;18(1):140-143. doi: 10.24287/1726-1708-2019-18-1-140-143

8. Андреева В.Э. Обоснование модели комплексного информационного обеспечения оказания высокотехнологичной медицинской помощи пациентам травматолого-ортопедического профиля: Дис. … канд. мед. наук. Москва, 2019. с. 142-144. URL: https://www.sechenov.ru/upload/medialibrary/eec/Dissertatsiya-Andreevoy-VE.pdf [дата доступа: 09.01.2023].

9. Claveau J, Authier M, Rodrigues I, Crevier-Tousignant M. Patients' missed appointments in academic family practices in Quebec. Can Fam Physician. 2020;66(5):349-355.

10. Ахметова А.И., Шевченко Е.В., Шарамко Т.Г., Алешина Т.Н. Международный опыт сокращения сроков ожидания плановой медицинской помощи и возможности его использования в России. Вопросы государственного и муниципального управления. 2021;4:137-158. doi: 10.17323/1999-5431-2021-0-4-137-158

11. Черкашов А.М., Кадыров Ф.Н., Шарамко Т.Г. и др. Повышение эффективности организации ортопедической помощи с применением технологии Fast-track. Проблемы стандартизации в здравоохранении. 2020;(11-12):79-85.

12. Khorana AA, Bolwell BJ. Reducing time-to-treatment for newly diagnosed cancer patients. NEJM Catalyst. 2019. URL: https: //catalyst.nejm.org / doi: 10.1056/CAT.19.0010

13. Пугачев П.С., Гусев А.В., Кобякова О.С., Кадыров Ф.Н., Гаврилов Д.В., Новицкий Р.Э., Владзимирский А.В. Мировые тренды цифровой трансформации отрасли здравоохранения. Национальное здравоохранение. 2021;2(2): 5-12. doi: 10.47093/2713-069X.2021.2.2.5-12

14. Клейменова Е.Б., Яшина Л.П. Роль медицинских информационных технологий в обеспечении безопасности пациентов. Медицинские информационные системы. 2020;(3):13-24. doi: 10.37690/1811-0193-2020-3-13-24

15. Перепелова О.В., Петрова И.А. Пациент-центрированность при оказании населению медицинских услуг как ценность и принцип деятельности. Менеджер здравоохранения. 2019;(10):12-17.

16. Шахабов И.В., Мельников Ю.Ю., Смышляев А.В. Ключевые аспекты пациент-ориентированной модели управления медицинской организацией. Научное обозрение. 2020;(3):34-38.

17. Мусина Н.З., Омельяновский В.В., Гостищев Р.В., Сухоруких О.А., Федяева В.К., Сисигина Н.Н., Щуров Д.Г. Концепция ценностно-ориентированного здравоохранения. Фармакоэкономика. Современная фармакоэкономика и фармакоэпидемиология. 2020;13(4):438-451. doi: 10.17749/2070-4909/farmakoekonomika.2020.042

18. Михеев А.Е., Фохт О.А., Хайт И.Л. Трансформация роли МИС. От автоматизации деятельности отдельной МО к управлению крупным лечебно-профилактическим объединением средствами МИС. Врач и информационные технологии. 2020;(5):51-61. doi: 10.37690/1811-0193-2020-5-51-61

19. Белышев Д.В., Гулиев Я.И., Малых В.Л., Михеев А.Е. Новые аспекты развития медицинских информационных систем. Медицинские информационные системы. 2019;(4):6-12.

20. Колядо Е.В., Перфильев А.А. Рейтинг медицинских организаций и внедрение порядков оказания медицинской помощи как инструменты развития конкуренции и управления качеством услуг в сфере здравоохранения Алтайского края. Экономика Алтайского края. 2012;4(24):25-30.

21. Колядо Е.В., Лазарев В.С., Перфильев А.А. Рейтинговая оценка деятельности центральных районных больниц Алтайского края. Сибирский медицинский журнал (Иркутск). 2013;120(5):91-94.

22. Аксенова Е.И., Камынина Н.Н., Бударин С.С. Методические рекомендации по формированию рейтинга эффективности деятельности медицинских организаций, оказывающих взрослому населению первичную медико-санитарную помощь: методические рекомендации. М.:ГБУ «НИИОЗММ ДЗМ», 2022:49. URL: https://niioz.ru/doc/skur/MR_skur2.pdf (дата доступа: 09.01.2023).

23. Железнякова И.А., Ковалева Л.А., Хелисупали Т.А., Войнов М.А., Омельяновский В.В. Методология оценки эффективности использования коечного фонда медицинских организаций. Фармакоэкономика. Современная фармакоэкономика и фармакоэпидемиология. 2017;10(4):37-43. doi: 10.17749/2070-4909.2017.10.4.037-043

24. Швабский О.Р., Минулин И.Б., Таут Д.Ф., Щеблыкина А.А. Практические рекомендации Росздравнадзора. Вторая версия. Новые подходы к обеспечению качества и безопасности медицинской деятельности. Менеджмент качества в медицине. 2022;(2):2-7.

25. Пелеганчук В.А., Колядо Е.В., Повалихин А.Н., Дених И.В., Лазарева В.В. Регистр пациентов ФГБУ "ФЦТОЭ" Минздрава России (г. Барнаул) травматолого-ортопедического и нейрохирургического профиля. Свидетельство о регистрации базы данных 2022620563, 16.03.2022. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=48137432 [дата доступа: 09.01.2023].

26. Пелеганчук В.А., Колядо Е.В., Повалихин А.Н., Дених И.В., Лазарева В.В. Управление объёмами медицинской помощи и коечным фондом организации, оказывающей специализированную, в том числе, высокотехнологичную медицинскую помощь. Свидетельство о регистрации программы для ЭВМ 2022667793, 26.09.2022. URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=49775223 [дата доступа: 20.01.2023].